Starten met je administratie
Als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden voor de Belastingdienst. Als je het goed doet kan je er zelf ook je voordeel mee doen. Een goede administratie zegt veel over de gezondheid van je bedrijf. Op basis van de cijfers kan je bepaalde keuzes gaan maken. Ik ga proberen zo min mogelijk vakjargon te gebruiken en in “jip-en-janneketaal” uit te leggen hoe je het beste je administratie bij kunt houden.
In het volgende stappenplan leg ik je uit hoe je het beste kan starten met je administratie. Ik ga er ervanuit dat je al een ondernemingsplan hebt gemaakt, weet welke rechtsvorm je wil starten en in welke branche je werkzaam gaat zijn.
Kamer van Koophandel
Het begint met inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Hiervoor ga je naar de website van de Kamer van Koophandel en maakt een afpraak bij een vestiging bij jou in de buurt. Tijdens deze afspraak word je officieel ingeschreven in het Handelsregister. Voor de inschrijving betaal je eenmalig inschrijfosten en daar begint je administratie.
Binnen ongeveer 10 werkdagen ontvang je per post je btw-identificatienummer.
Wist je dat?
- De Kamer van Koophandel jouw inschrijving automatisch doorgeeft aan de Belastingdienst?
Zakelijke bankrekening
In de tussentijd dat je moet wachten op de gegevens van de Belatingdienst vraag je een zakelijke bankrekening aan bij een bank die bij jou past. Vanaf nu ga je alle zakelijke uitgaven betalen vanaf je zakelijke bankrekening.
Wist je dat?
- Een zakelijke rekening niet verplicht is maar dat veel banken het niet toestaan dat je een privé rekening zakelijk gebruikt?
Overige zaken*
Website:
Om professioneel over te komen raad ik aan om een website te laten maken. Zo kan je ook een zakelijk e-mailadres gebruiken en hou je ook hier weer zakelijk en privé gescheiden. Hier kan je dan ook meteen een logo/huisstijl ontwikkelen die je later weer kan gebruiken voor je verkoopfacturen.
Algemene Voorwaarden:
Laat de Algemene Voorwaarden opstellen door een jurist dit kan een je een hoop gedoe besparen.
Verzekeringen:
Kijk welke verzekeringen van toepassing zijn zoals bijvoorbeeld een:
* Let op! Deze stap is optioneel omdat het niet noodzakelijk is voor je administratie. Ik benoem deze stap omdat het wel voordelen heeft voor jou als ondernemer.
Wist je dat?
- Het hebben van een website het vertrouwen in een onderneming vergroot?
Offerte / Opdrachtbevestiging
Voordat je begint aan een opdracht maak je een offerte / opdrachtbevestiging voor de klant. Deze stuur je samen met de Algemene Voorwaarden naar je klant. Als de offerte / opdrachtbevestiging is ondertekend dan kan je aan de slag met datgene waar je goed in bent!
Waar moet je op letten:
De Belastingdienst stelt eisen aan een administratie maar niet per se aan een offerte / opdrachtbevestiging.
Wat is dan wel belangrijk?
De offerte / opdrachtbevestiging moet duidelijk zijn en een goede onderbouwing geven van de gemaakte afspraken. Als er btw wordt vermeld, zorg dan dat het juist toegepast wordt, zie Btw-tarieven Belastingdienst. Twijfel je over het btw-tarief? Stuur een berichtje via het contactformulier dan kijk ik met je mee!
Wil je graag een voorbeeld van een offerte / opdrachtbevestiging die je kan gebruiken voor jouw onderneming? Stuur een berichtje en ik stuur je een voorbeeld toe die je kan gebruiken.
Wist je dat?
- Een duidelijke offerte sneller tot een akkoord leidt?
- Het handig is om alle offertes oplopend te nummeren?
Inkoopfacturen
Als je spullen gaat inkopen dan krijg je een factuur, deze factuur moet je betalen, oftewel een inkoopfactuur. Deze factuur betaal je natuurlijk vanaf je zakelijke rekening en je zet de datum van betaling op de factuur.
De factuur hoort natuurlijk in jouw administratie. Hoe doe je dit? Je hebt straks te maken met 2 soorten documenten: fysiek en digitaal.
Fysieke documenten:
Koop een map met alfabet tabbladen (hier te koop) en stop daar alle documenten in die met je onderneming te maken hebben. Als je een factuur krijgt stop je de factuur voor in de map (nog voor de tabbladen). Als je de factuur betaald hebt dan stop je de factuur, op de eerste letter van de bedrijfsnaam, achter de tabbladen.
Zo weet je altijd welke factuur je nog moet betalen en welke je al betaald hebt.
Digitale documenten:
Als je een zakelijk e-mail adres hebt en je krijgt je facturen digitaal dan maak je een digitale map aan met Facturen. Deze verdeel je onder in twee mappen:
- Nog te betalen facturen
- Betaalde facturen
Als je een factuur binnen krijgt dan zet je de factuur in de map “Nog te betalen facturen”. Zodra de factuur betaald is dan zet je de factuur in de map met betaalde facturen.
Wil je (digitaal) overzicht houden in de betaalde facturen? Maak dan onder betaalde facturen mappen aan, met bedrijfsnamen, zodat je de factuur ook weer makkelijk terug kan vinden.
Tip! Maak een foto van bonnetjes op thermisch papier, deze vervagen na verloop van tijd. Jij blijft ten alle tijde verantwoordelijk voor je eigen administratie.
Wist je dat?
- Je alle documenten met betrekking tot de administratie minimaal 7 jaar moet bewaren?
- Als je een factuur digitaal krijg je de factuur ook digitaal moet bewaren?
- Het bedrijf, die jou de factuur gestuurd heeft, in jouw boekhouding een crediteur wordt genoemd?
Veelgemaakte fouten:
- Fysieke facturen worden ingescand en daarna weggegooid. Dit mag niet. Alle originele facturen dienen minimaal 7 jaar bewaard te worden.
Verkoopfacturen
Als je de opdracht hebt afgerond kan je gaan factureren maar waar moet je beginnen? Een factuur moet namelijk voldoen aan de aantal eisen van de Belastingdienst. Ook moet je rekening houden met de btw. Omdat jij de factuur gaat maken moet jij zorgen dat de factuur juist en volledig is.
We beginnen bij de factuureisen, wat moet er allemaal op jouw factuur staan volgens de Belastingdienst?
- Handelsnaam
Dit is de naam die je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. - Bedrijfsadres
Daar waar jouw bedrijf gevestigd is. - Klantadres
Het adres van jouw klant. - Btw-identificatienummer
Je moet jouw btw-identificatienummer vermelden op jouw factuur. Let op je hebt een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer. Dit zijn twee verschillende cijfers. Je kunt dit vinden als je inlogt op Mijn Belastingdienst Zakelijk. - Kamer van Koophandel nummer
Jouw Kamer van Koophandel nummer dat je hebt gekregen bij de inschrijving van jouw bedrijf. - Datum
De datum waarop je de factuur uitschrijft. - Factuurnummer
Op de factuur moet een factuurnummer staan. Dit begint elk jaar bij een vast nummer en moet daarna telkens opeenvolgend genummerd zijn. - Levering en hoeveelheid
Uit de factuur moet duidelijk blijken wat u heeft verkocht en daarnaast ook hoeveel. - Datum van levering of dienst
De datum van de levering of dienst die je gaat leveren. - Bedrag
Het bedrag dat jouw klant gaat betalen. Het bedrag moet exclusief btw op de factuur staan. - Btw tarief
Het btw tarief dat je hanteert moet je ook vermelden op je factuur. Heb je meerdere tarieven? Dan moet je alle tarieven vermelden op de factuur. Het ligt eraan wat de werkzaamheden zijn welk btw tarief je moet hanteren. Het meest voorkomende tarief is 21%. - Btw bedrag
Het moet duidelijk uit je factuur blijken welk btw bedrag er berkend is.
Er zijn altijd uitzonderingen op de regel maar dit zijn de basiseisen die de Belastingdienst stelt aan een factuur.
Wil je graag een voorbeeld van een verkoopfactuur die je kan gebruiken voor jouw onderneming? Stuur een berichtje en ik stuur je een voorbeeld toe die je kan gebruiken.
Wist je dat?
- Een professionele factuur er niet alleen netjes uit ziet maar ook sneller betaald wordt?
- Als je voor meer dan 90% goederen of diensten levert aan particulieren dat je dan geen factuur hoeft uit te schrijven? (er zijn uitzonderingenn)
- Je normaal gesproken het factuurstelsel toe moet passen maar in sommige gevallen ook het kasstelsel toe mag passen?
Veelgemaakte fouten:
- Ontbrekende gegevens
- Onvolledige omschrijving
- Verkeerde btw tarieven
Boekhouder / Accountant
Heb je een boekhouder nodig? Of een accountant? Of ga je het zelf doen? Als je het mij vraagt dan zeg ik: dat wat je zelf kan moet je zelf doen. Dat wat je niet kan moet je uitbesteden aan iemand die er verstand van heeft.
Alles wat je zelf doet scheelt natuurlijk in de kosten maar zorg dat je weet wat je doet! En zorg dat wat je doet dat je dat goed doet. Corrigeren kost vaak veel tijd en dus ook geld.
Waarom wel een boekhouder?
Waarom geen boekhouder?
Wist je dat?
- Een boekhouder niet verplicht is?
- Een accountant verplicht is bij grote ondernmingen die aan één van de twee onderstaande eisen voldoen:
- Boekhouden een vak is?
- Ik boekhouder ben en je mij altijd een berichtje mag sturen?
Moneybird (aanbevolen)
120 dagen gratis proberen?
Klik hier!
e-boekhouden.nl
Starten met boekhouden?
Klik hier!
Voor meer boekhoudprogramma’s, uitleg en kosten, Klik hier
Aangifte omzetbelasting
Voor je het weet is het zover. In de eerste maand na elk kwartaal moet je de btw aangifte indienen oftewel de aangifte omzetbelasting. Hierbij ga je aangeven hoeveel omzet je gemaakt hebt, hoeveel btw je moet betalen maar ook welke btw je terug mag vragen. Het lijkt simpel maar er zitten veel regeltjes vast aan deze aangifte.
Omzetbelasting in het kort:
Verkopen = omzet = te betalen btw
Inkopen = kosten = te ontvangen btw
Bovenstaande stappen waren de basis, stappen die jij als ondernemer vooral zelf moet nemen. Is de start in orde? Kijk dan verder bij “Boekhouding“. Hier voeg ik maandelijks nieuwe artikelen toe die je kunnen helpen bij jouw boekhouding. Heb je een specifiek onderwerp? Laat het me weten!
Wist je dat?
- De Belastingdienst een app heeft die je een alert stuurt wanneer je de aangifte omzetbelasting in moet dienen?
- Je ook aangifte moet doen als je omzet €0 is?